Ei mitään hajua asiasta.

Näin kuvaa ajatuksiaan proviisori Idris Tseloev, kun Laajasalon apteekin apteekkari kysyi häntä apteekin tietosuojavastaavaksi muutama vuosi sitten.

Alkoi suunnitelmallinen kouluttautuminen tietosuoja- ja tietoturva-asioista, ja nyt Tseloev viimeistelee apteekin tietoturvasuunnitelmaa, joka otetaan käyttöön syyskuun aikana.

Tseloev onkin yhtenä asiantuntijana keskustelemassa tietoturvasuunnitelman tekemisestä Apteekin tietosuojavastaavien ajankohtaispäivässä lokakuussa.

Koulutus auttoi palastelemaan tietoturvasuunnitelman tekoa

Suunnitelman laatimisessa Tseloevia ja apteekkia on auttanut Tietoturvasuunnitelman tekeminen apteekille -koulutus.

”Koulutuksen myötä olen perehtynyt tietoturvasuunnitelman mallipohjiin ja olemme yhdessä apteekin tietoturvavastaavan kanssa nostaneet sieltä asioita pohdittavaksi koko henkilökunnan kanssa. Olen muokannut mallipohjia, karsinut ja lisännyt asioita niin, että tietoturvasuunnitelma aidosti vastaa apteekin arkea ja käytäntöjä.”

Tseloev kehuu koulutuksen konkreettisuutta ja suunnitelmallista etenemistä. Suunnitelman tekeminen on työlästä, mutta ei mahdotonta, ja ehdottomasti työn arvoista, Tseloev sanoo.

”Kun mallipohjat ja niiden liitteet näkee ensimmäisen kerran, voi kauhistuttaa, että herranjestas, pitääkö nämä kaikki oikeasti tehdä. Materiaalin teksti on paikoin vaikeaa ja haastaa. Mutta asioihin pitää vain malttaa perehtyä liite kerrallaan, silloin se ei ole niin työläs projekti.”

Tietoturvasuunnitelma vaatii jatkuvaa päivittämistä

Tseloev kertoo, että hänkin pohti alussa, riittääkö oma osaaminen suunnitelman tekoon.

”Kieltämättä kävi mielessä, olenko tarpeeksi hyvä tekemään tämän projektin, pystynkö tähän vai olisiko helpompi vain tilata valmis suunnitelma ulkopuoliselta tekijältä.”

Tseloev muistuttaa, että apteekin tietoturva ei ole suunnitelman laatimisen jälkeen valmis, vaan se vaatii jatkuvaa päivittämistä.

Hän kokee, että nimenomaan itse laadittu tietoturvasuunnitelma antaakin erinomaiset eväät tietoturvan sisäistämiseen ja jatkuvaan integraatioon.

”On vaikea ajatella, että ulkopuolinen toimija voisi koskaan päästä niin sisälle apteekin prosesseista kuin talon oma työntekijä ja sitä kautta räätälöidä suunnitelmaa niin, että se sopii oikeasti hyvin omaan organisaatioon ja sitä myös päivitetään ja ylläpidetään.”

Tseloev muistuttaa, että itse tietoturvasuunnitelma monine liitteineen koskee kokonaisuutena kuitenkin vain pientä osaa apteekin henkilökunnasta.

”Valtaosalle työntekijöistä riittää, että perehtyy huolella vain pieneen osaan suunnitelman liitteistä. Mutta on tärkeää, että ne on laadittu niin ymmärrettävälle kielelle, että ne voidaan oikeasti sisäistää.”

Tietosuojasta on tehtävä koko apteekin yhteinen asia

Tseloev kertoo, että tietoturvasuunnitelman teko on vaikuttanut koko apteekkiin.

”On yhdessä pohdittu sitä, miten meillä asiat tehdään nyt, toimitaanko riittävän tietoturvallisesti vai olisiko syytä tehdä jotain eri tavalla. On ollut tärkeää kuulla ja ymmärtää kollegoiden näkökulmaa ja tehdä tietosuojasta aidosti meidän yhteinen projekti.”

Työaikaa tietoturvasuunnitelman teko on vaatinut noin 4 tuntia kahtena päivänä viikossa.

"Siinä ajassa ehtii rauhassa perehtyä aiheeseen ja miettimään asioita eikä keskittyminen päässyt herpaantumaan."

Työ aloitettiin viime marraskuussa, ja kesällä työssä oli pidempi tauko, ja suunnitelma otetaan käyttöön nyt syyskuussa.

”On realistista tehdä suunnitelma koulutuksen avulla lyhyemmässä ajassa kuin mitä me teimme.”

Koulutusten avulla vastuutehtävät onnistuvat

Tseloevin kokemuksia tietoturvasuunnitelman laatimisesta pääset kuulemaan lisää Apteekkien tietosuojavastaavien päivässä torstaina 8. lokakuuta.

”Päivä on erittäin hyödyllinen kaikille tietosuojavastaaville, sillä siellä on asiantuntijat paikalla ja heiltä voi kysyä. On erittäin tärkeää kuulla, mikä nyt on ajankohtaista ja mihin pitää osata varautua, ja kuulla myös toisilta vastaavilta, millaisia pohdintoja heillä on. Vertaistuki on erittäin arvokasta.”

Tseloev muistuttaa, että apteekkien tietosuojavastaavat ovat farmasian ammattilaisia, eivät tietoturvan asiantuntijoita.

”Meillä on kyllä koulutuksemme kautta ammattitaito hankkia, analysoida ja jäsentää tietoa. Uskon, että moni meistä kuitenkin miettii, että onko tietosuojavastaavana tehnyt nyt kaiken oikein, onko jotain jäänyt huomaamatta tai onko jotain, mistä en ole vielä kuullut ja päätyön ohella ehtinyt perehtymään. Tähän kaikkeen ajankohtaispäivä antaa vastauksia ja varmuutta.”

Tietoturvasuunnitelman tekeminen apteekille -koulutusta hän suosittelee lämpimästi.

”Jos haluaa oikeasti oppia ja sisäistää apteekin tietoturva-asioita ja ymmärtää, mitä kaikkea se sisältää, koulutus on erittäin antoisa. Sitä se oli ainakin minulle.”

Koulutuksen voi startata vielä 31. lokakuuta asti, jonka jälkeen koulutusmateriaalit ovat käytössä 180 päivää.