Tietosuojaseloste markkinointi- ja asiakasrekisteri

REKISTERINPITÄJÄ

Farmasian oppimiskeskus ry (y-tunnus 0275967-8)
Ratakatu 1 B A8
00120 Helsinki
Vaihde: 09-6129 430
oppimiskeskus@fok.fi

RERKISTERISTÄ VASTAAVA HENKILÖ

Toiminnanjohtaja Katariina Kalsta
Ratakatu 1 B A8
00120 Helsinki
p. 09 6129 4310
katariina.kalsta@fok.fi

REKISTERIN NIMI JA REKISTERÖIDYT

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisterissä käsitellään asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä näiden edustajien henkilötietoja.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Asiakasrekisteriä käytetään henkilötietolain ja kulloinkin voimassaolevan muun lainsäädännön mukaisesti asiakassuhteen hoitoon, asiakkaiden ostamien koulutusten ja palveluiden toimittamiseen, maksujen ja muiden ostotapahtumaan liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen ja lain sallimalla tavalla suoramarkkinointiin, viestintään sekä koulutusten ja palveluiden kehittämiseen.

Käsittelyperuste on asiakassuhteen hoidon osalta asiakkaan ja meidän välisen sopimuksen täytäntöönpano. Suoramarkkinointiviestejä lähetämme asiakkaalle suostumusten perusteella.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä on asiakkaan antamat nimi- ja yhteystiedot. Ylläpidämme tietoja ostetuista koulutuksista, osto- ja maksutapahtumista. Ylläpidämme tietoja asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden antamista markkinointiluvista ja -kielloista.  

Asiakkaasta tallennettava tieto: sukunimi, etunimi, osoite ja muut yhteystiedot sekä laskutusta varten tarvittavat tiedot, tieto asiakkaan työpaikasta, mikäli asiakas on ilmoittanut sen (koulutusten maksaja) ja mahdolliset ruoka-aineallergiat. Lisäksi rekisteriin tallentuu tieto asiakkaan käymistä koulutuksista. Työnantaja näkee yritystunnuksillaan ne koulutukset, jotka on käyty yrityksen maksamina.  

Rekisteriin on tallennettu asiakkaan antamat profilointitiedot koulutusten viestintää- ja markkinointia varten. Sekä asiakkaan ja potentiaalisten asiakkaiden antamat markkinointiluvat ja -kiellot.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Asiakasrekisterin tiedot kertyvät pääasiallisesti Farmasian oppimiskeskuksen asiakkailleen tuottamien palveluiden yhteydessä: asiakkaiden osto- ja maksutapahtumien yhteydessä asiakkaan rekisteröityessä Farmasian oppimiskeskuksen järjestelmään, ilmoittautuessaan koulutuksiin ja käydessään koulutuksia. Voimme saada tiedot myös työnantajalta tai muulta taholta, joka ilmoittaa henkilön tarjoamaamme koulutukseen.

Henkilötietoja voidaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös Farmasian oppimiskeskuksen ulkopuolisesta rekisteristä. Tietoa voidaan kerätä koulutusten jälkeen tehtävillä palautekyselyillä.

TIETOJEN LUOVUTUS  

Asiakasrekisterin tietojen käsittely on luottamuksellista ja emmekä myy tai luovuta asiakastietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Farmiasian oppimiskeskus voi käyttää tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen alihankkijoita. Rekisterin tietoja ei siirretä EU-/ETA:n alueen ulkopuolisiin maihin.

REKISTERIN SUOJAUS

Farmasian oppimiskeskuksen henkilöstö käsittelee työssään asiakastietoa. Henkilöstöllä ja Farmasian oppimiskeskuksen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakaskirjat säilytetään Farmasian oppimiskeskuksen tiloissa siten, ettei niihin ole ulkopulisilla henkilöillä pääsyä.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tietoja säilytetään niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

Asiakassuhteen päättymisen jälkeen Farmasian oppimiskeskuksen rekisteriin voidaan siirtää suoramarkkinointia varten asiakkaan yhteys- ja muut perustiedot asiakkaan luvalla.  

TARKASTUS- JA KORJAUSOIKEUS SEKÄ OIKEUS TIETOJEN POISTAMISEEN

Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin, markkinointitutkimuksiin ja niihin liittyvään profilointiin sekä peruuttaa antamansa suostumukset ja luvat.

Jokaisessa Farmasian oppimiskeskuksen lähettämässä suorasähköpostissa on lainmukainen linkki, josta voi halutessaan estää suorapostitukset sähköpostiin jatkossa.

Asiakkaalla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat käsittelemämme henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa suostumukset ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etumme
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että asiakas on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Farmasian oppimiskeskukselle, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai asiakkaan antaman suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

Voimme pyytää asiakasta tarkentamaan pyyntöänsä ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Asiakkaalla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asiakkaan asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Asiakkaan tulee lähettää oikeuksia koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Farmasian oppimiskeskus ry
Tarkastus/muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö
Ratakatu 1 B A8
00120 Helsinki

oppimiskeskus@fok.fi

Farmasian oppimiskeskus ry vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Farmasian oppimiskeskus pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan tällä sivulla. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä kaikille rekisteröidyille.